Vind kampen om maildiktaturet

En af tidens største tidsrøvere er mails. Mange ledere, medarbejdere og virksomheder får så mange mails ind hver dag, at de mister overblikket. Og samtidig bliver indbakken til en liste over, hvilke opgaver vi skal løse, så det bliver andres mails og arbejdsform, der kommer til at afgøre, hvilke arbejdsopgaver, der skal løses, og dermed hvordan arbejdsdagen skal planlægges.

”Der er ikke noget galt med mails; det er et godt værktøj, men det skal være de rigtige mails og nyhedsbreve, og dernæst skal du være den, der bestemmer over indbakken”. Det mener Jens Birkeholm, direktør i Dansk Detail, og han giver en række råd, som han selv har afprøvet, til, hvordan man løser problemet.

• Er du druknet i mails, eller er din indbakke helt fyldt med mails, du burde have svaret på for længe, længe siden, er der kun én vej ud af moradset: Lav en standardmail, hvor du fortæller, at du har slettet indholdet i din indbakke, og at afsenderne må sende deres mail igen, hvis mailen fortsat er relevant. Send standardmailen til afsenderne. Det er den hårde måde, men det giver sjovt nok i praksis sjældent problemer. Men du skal ikke bruge den for mange gange.
  
  
• Frameld dig irrelevante nyhedsbreve, du får sendt til din mailboks. Prøv at se i en periode, om du i virkeligheden mangler dem. Du kan altid tilmelde dig dem igen.
  
  
• Lav et autosvar, der automatisk sendes af sted til hver enkelt afsender, når du får en mail fra dem. Skriv i mailen, at du svarer på deres mail snarest muligt samt anfør et mobiltelefonnummer, hvor afsenderen kan træffe dig, hvis tingene haster. Du vil hurtigt opdage, at ting ikke haster; folk ringer nemlig ikke.
  
  
• Har du kolleger, så skriv deres navn, arbejdsområde / opgaver og mailadresse ind i dit autosvar, så afsendere, der har sendt dig en mail, fordi de kender dit navn, kan sende deres spørgsmål til den rigtige person eller afdeling.
  
  
• Væn dig til at checke din mail højst 2 gange dagligt. Mere er ikke nødvendigt. Dansk Detail har gennem brug af et mailanalyseværktøj set på, hvornår de fleste mails lander i indbakken. Og den første klump af mails lander i indbakken frem til ca. kl. 13.00. Næste klump af mails lander mellem kl. 13.00 og kl. 16.00. Check derfor mails kl. 13.00 og igen efter kl. 16.00. Så få du behandlet flest mails på kortest mulig tid. Og dit autosvar har fortalt afsenderne, at du nok skal svare dem. På sigt kan du gå over til kun at checke mails 1 gang dagligt. Tidspunkterne er naturligvis vejledende. Vælg de tidspunkter, der passer dig bedst.
  
  
• Reglen gælder også, hvis du får dine mails på mobiltelefonen eller lignende. Slå den automatiske mailopdatering fra på telefonen og hent dine mails på de foreslåede tidspunkter.
  
  
• Og holder du ferie, så skal der laves et ferieautosvar med en beskrivelse af, hvor længe du holder ferie, hvornår du igen svarer på mails og på hvilket mobiltelefonnummer, du kan træffes i absolut nødstilfælde.
  
  
• Svar på dine mails én ad gangen. Når du er færdige med at svare på den ene mail, tager du fat på den næste. Og sådan fortsætter du.
  
  
• Når du har fået en mail, bruger du følgende struktur, når du skal tage stilling til, hvad der skal ske med mailen:
  1) Skal den slettes? Hvis ja, så slet med det samme. Hvis mailen er fra et nyhedsbrev, du fortsat modtager, så overvej igen, om du skal framelde dig nyhedsbrevet. Er der tale om en reklamemail, så send et færdigt svar til afsenderen, hvor du beder om at blive slettet fra deres mail-lister. Du kan også markere mailafsenderen som ”uønsket mail”.
  2) Skal den videresendes / delegeres?
  3) Skal den besvares?
  
  
• Når du besvarer mails, så check om der er tale om en mail med spørgsmål, som du har fået fra andre afsendere tidligere? Hvis ja, så lav en standardmailtekst, hvor du på forhånd besvarer spørgsmålene i form af en FAQ (ofte stillede spørgsmål). Du kan vælge løbende at opbygge og revidere din FAQ med nye spørgsmål og svar.
  
  
• Når du svarer på en mail, så skriv kort og svar præcist. Spørger afsenderen f.eks. efter et mødetidspunkt, så sig nej med det samme, hvis du ikke vil have mødet eller skriv maks. 3 forslag til mødetidspunkter med en svarfrist. Så undgår du at maile frem og tilbage om det samme emne flere gange. Hold svaret kort, hver gang.
  
  
• Når du svarer på en mail / sender en mail, så vælg hvornår mailen skal afsendes fra din computer. Du kan f.eks. i Outlook beslutte, at mailen først skal afsendes f.eks. kl. 16.00 i stedet for med det samme, når du trykker på send-knappen. På den måde afgør du, hvornår modtageren kan komme til at svare dig og derfor også, hvornår du næste gang skal se på svaret.
  
  
• Er der tale om en mail, der kræver mere tid eller måske bliver til en opgave, så overfør den med det samme til din kalender og sæt tid af til, hvornår du skal løse opgaven. Lad være med at placere mailen i en to-do-liste, som er og bliver en mellemstation, der med statsgaranti vokser sig længere og længere for til sidst at ende med at erstatte den overfyldte mailboks.

”Følges disse råd, tør jeg godt love et markant fald i antallet af mails, så man får mere tid til andre ting. Bl.a. at tage sig af de mails, der er relevante for din virksomhed og får dig selv”, slutter Jens Birkeholm.